Incorporación de tecnología en Emprendimientos y Empresas

Las condiciones inusuales en las cuales se ha desarrollado el año 2020 generaron que, muchas empresas, fueran incorporando el uso de tecnología, principalmente para el teletrabajo y, la venta y atención a través de las redes sociales.

Muchos inconvenientes surgieron al incorporar tecnologías de manera apurada, para readaptarse a las nuevas circunstancias. Desde soluciones inadecuadas o con dificultades de implementación, conexiones no aptas de internet, falta de equipamiento necesario, tanto en las empresas como en los domicilios para el trabajo remoto, débil o nula seguridad informática, insuficientes capacidades de procesamiento y almacenaje, etc.

Cuando se considera la incorporación de tecnología, planificar es muy importante, definiendo que proceso/s afectará/n, los inconvenientes a solucionar, los requerimientos para implementar, los objetivos a lograr y su forma de medición, todo esto tendiente a definir, en forma precisa, la tecnología requerida, la inversión a destinar y, cuales son las alternativas disponibles.

Es importante tomarse tiempo para planificar porque, en muchos casos, las inversiones en tecnología realizadas por empresas, no son utilizadas o aprovechadas en su real dimensión o, no solucionan los inconvenientes o, están sobre o sub dimensionadas, no adaptándose a los requerimientos para los cuales fueron incorporadas y, por supuesto, terminan siendo consideradas malas inversiones, responsabilizadas al mal funcionamiento de la tecnología adquirida, cuando el problema fue falta de planificación adecuada.

La incorporación de herramientas tecnológicas debe ser gradual conforme con la evolución de la empresa, segmento u objeto, los niveles de operaciones, modalidad de venta, cantidad de empleados, etc. Para considerar todos estos aspectos, volvemos a recalcar la necesidad de una Planificación previa.

Una empresa debe tener el control de, mínimamente, cuanto tiene en Caja y en Bancos, sus gastos, sus cuentas a cobrar y a pagar, stocks de los productos para la venta, los insumos para la producción, los productos en producción y terminados. Si bien, todo podría ser controlado en forma manual, es contraproducente porque llevaría todo el día recabar los datos, analizarlos y detectar errores o inconvenientes si los hubiera, limitando, en forma considerable, las posibilidades de crecimiento de la empresa porque, no podrá crecer más allá de lo que pueda controlar.

Actualmente, las facilidades para adquirir equipamientos tecnológicos, son muchas y variadas. Hoy, con el avance de internet, se puede acceder a software o sistemas, en la nube, en forma gratuita, interesantes para probarlos y utilizarlos, hasta que se requieran más funcionalidades, pasando a pagar una licencia mensual mínima (desde US$ 50 por mes). Si bien estas opciones son estándares, si se adaptaran a las necesidades de la empresa, podrán ser de mucha utilidad.

Si el negocio / empresa tiene sus particularidades será necesario considerar la adquisición de algún Sistema de Gestión, que pueda ser adaptado o desarrollado según los requerimientos. A medida que las exigencias de la empresa son mayores, la importancia de la Planificación pasa a ser clave, porque la decisión de la necesidad de un nuevo Sistema de Gestión, deberá estar en línea con los objetivos de la empresa, no solo actuales, sino futuros.

Si tuviéramos que realizar una lista de los requerimientos de sistemas, para una empresa, en relación con la evolución de sus operaciones, sería la siguiente:

1. Sistema de Gestión simple.
2. Sistema de Gestión (ERP) con requerimientos específicos.
3. Sistemas vinculados con el Sistema de Gestión, para el seguimiento de las gestiones realizadas fuera de la empresa (ventas, distribución, cobranzas, servicio técnico, asistencia, ventas en línea, etc.).
4. Sistema de Relacionamiento con los Clientes (CRM).
5. Herramientas tecnológicas para la Transformación Digital.

A continuación, iremos describiendo cada uno de los mencionados:

1. SISTEMA DE GESTIÓN SIMPLE

Como habíamos mencionado más arriba, un Sistema de Gestión Simple debe, por lo menos, permitir el manejo de los fondos disponibles, tanto en Caja como en cuentas bancarias, permitir registrar los gastos, los clientes, los proveedores, las facturas a cobrar, las facturas a pagar, los préstamos, los vencimientos en cada caso, si la empresa es comercial, registrar las compras y las ventas de los productos o, si es industrial, la compra y uso de los insumos y, la producción generada. Por lo general, la cantidad de usuarios del Sistema es baja, a veces lo utiliza solo el emprendedor y/o 2 o 3 empleados. Si bien estos Sistemas permiten la carga de todos los movimientos, lo principal lo constituyen los Reportes que se generan, porque con ellos, se obtiene la información para la administración de la empresa y, para la contabilización de las operaciones.

Para contar con este tipo de Sistemas, existen varias opciones, siendo una de ellas, adquirirlo para su instalación en una computadora que, si permite la funcionalidad de multiusuarios, tendrá las funciones de servidor y, a la cual accederán los usuarios, utilizando una red local. En este caso, los datos estarían en un equipo propiedad de la empresa pero requeriría, además de la compra de las computadoras tanto para el servidor como para los usuarios, una inversión en la adquisición del Sistema que, según sus características y restricciones, podrían estar en el rango entre US$ 1.000 y US$ 3.000. La otra opción es contratar un Sistema de Gestión a través de internet (en la nube), conocido con las siglas SAAS (Software as a service) o Sistema como servicio. La diferencia respecto de la opción anterior radica en que, para utilizarlo, se requiere conexión a internet. Otra diferencia es que la contratación, tiene un cargo mensual, es decir, no se adquiere el Sistema.

Si bien los datos estarán alojados en el servidor del proveedor del servicio, por lo general, las condiciones de seguridad y capacidad de estos servidores son muy buenas, además de contar con funcionalidades para la realización de copias de respaldos (backups). Una de las ventajas de esta opción es que, por lo general, los proveedores del servicio poseen versiones escalables, es decir, si la empresa necesita un Sistema de Gestión con mayores prestaciones, pagando un poco más, se puede acceder a una versión con mayores funcionalidades.

2. SISTEMA DE GESTIÓN (ERP), CON REQUERIMIENTOS ESPECÍFICOS

Cuando la empresa o emprendimiento va creciendo, la cantidad de movimientos va en aumento y, las características o tipos de operaciones son cada vez más complejas, se vuelve necesario pasar al siguiente nivel.

Estos Sistemas de Gestión, conocidos también como ERP (Enterprise Resource Planning), en su denominación en inglés, por lo general cuentan con Sistemas desarrollados para segmentos específicos de emprendimientos, incorporando las características, funcionalidades y modelos de negocios aplicables a la actividad de una determinada empresa. Así, los servicios, comercios, entidades financieras, de seguros, de transporte, etc., pueden contar con un Sistema a medida de sus necesidades.

Estos Sistemas de Gestión, además de las funcionalidades de un Sistema Simple, pueden incorporar, entre otras cosas, múltiples unidades de negocios, recursos humanos, operaciones, procesos productivos, manejo de stocks, atención al cliente, múltiples usuarios, sucursales, contabilidad, etc. y, requieren de una infraestructura adecuada de procesamiento y almacenamiento.

Hablar de precios en estos casos se torna muy difícil porque las opciones son muchas, tanto locales como internacionales. Por esta razón, es oportuno insistir en que, tanto los Sistemas como la infraestructura tecnológica, formen parte de la Planificación del negocio porque, toda la gestión empresarial, deberá ser soportada y apoyada en y por el Sistema de Gestión.

Demás está decir que, una mala o nula planificación, puede costar, además de la inversión realizada, dificultades considerables para la continuidad del negocio. La cantidad de datos generados y procesados por las empresas, vuelven importantes las inversiones en equipamientos de procesamiento y almacenamiento.

Por esta razón, la opción de contratar servidores escalables remotos o en la nube, es una opción cada vez más utilizada o, por lo menos , considerada por las empresas en la actualidad. En países europeos y de norteamérica, la gran mayoría de las empresas han optado por servidores en la nube, en forma total o parcial, situación muy distinta en los países sudamericanos, en los cuales la opción que prevalece es la infraestructura propia.

3. SISTEMAS VINCULADOS CON EL SISTEMA DE GESTIÓN

Un Sistema de Gestión permite gestionar y controlar, todas las actividades y transacciones generadas o registradas dentro de las oficinas de una empresa.

Cuando parte de la gestión de las empresas, se realiza fuera de sus oficinas, controlarla puede ser bastante compleja. Por esta razón, las Soluciones basadas en tecnologías móviles, permiten extender las funcionalidades del Sistema de Gestión, facilitando la gestión externa y el control sobre las actividades de los colaboradores que las realizan.

Dentro de las Soluciones mencionadas pueden citarse las gestiones de ventas, levantamiento de pedidos, distribución, cobranzas, asignaciones de servicio o soporte técnico, reposiciones de productos, realización de encuestas, visitas de promocionales, supervisión de trabajos o avances de proyectos, asistencias técnicas y, todas aquellas gestiones realizadas en forma externa.

Para que la incorporación de este tipo de soluciones pueda ser aprovechada al máximo, es necesaria su interacción con el Sistema de Gestión permitiendo que, los datos de asignaciones y transacciones, puedan ser interactivos y registrados en línea. Otra condición importante es que, la Solución a implementar, esté totalmente adaptada a los procesos internos de la empresa.

Dentro de este grupo de sistemas vinculados con el Sistema de Gestión, también podemos incluir a los medios de pagos externos, que facilitan y agilizan las cobros. En este caso, también es fundamental la interacción con el Sistema de Gestión. Aunque parezca reiterativo, vuelvo a insistir en la necesidad de una Planificación adecuada para la incorporación de tecnología, de manera que, las Soluciones a implementar, estén en concordancia con los requerimientos identificados.

En lo que respecta a precios, manteniendo la necesidad de una integración con el Sistema de Gestión, pueden encontrarse soluciones de un solo pago (entre US$ 1.500 y US$ 5.000) o, de pagos mensuales (entre US$ 300 y US$ 700). Los precios varían según la complejidad del proyecto, la cantidad de usuarios y, por supuesto, la experiencia y reconocimiento de las empresas proveedoras.

4. SISTEMA DE RELACIONAMIENTO CON LOS CLIENTES (CRM)

Cuando la cantidad de clientes y prospectos de clientes van en aumento, al igual que los diferentes canales de interacción con los mismos, las áreas de Atención al Cliente, de Ventas o Comercial y de Marketing, van ampliando sus requerimientos para una gestión eficiente, al momento de relacionarse con los clientes o potenciales clientes.

Para el efecto, podría ser conveniente analizar la incorporación de un Sistema de Relacionamiento con los Clientes (Costumer Relationship Management – CRM).

Los CRM permiten planificar, asignar, realizar y registrar acciones, contactar, colaborar entre colegas y/o equipos, supervisar, consultar informaciones, generar estadísticas y, realizar el seguimiento de todos los, procesos de captación, venta o de atención, en el relacionamiento con los clientes.

Estos sistemas pueden ser considerados como complementos de los Sistemas de Gestión por lo cual, es importante la interacción entre ambos. En cuanto a opciones, al igual que los Sistemas de Gestión, puede optarse por soluciones en la nube o, instaladas en servidores físicos de la Empresa.

Como se mencionara más arriba, las opciones cada vez son más variadas y van creciendo en funcionalidades. A diferencia de los requerimientos de un Sistema de Gestión, las características de un CRM son más estándares, por lo cual, las opciones en la nube pueden ser interesantes, por su rápida escalabilidad y su costo accesible.

Para aquellas empresas que aún no tienen la confianza suficiente en la utilización de soluciones en la nube, sería interesante considerarla como opción, por lo menos para iniciarse en el uso de este tipo de herramientas.

5. HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS PARA LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL

Los avances tecnológicos van lanzando nuevas herramientas que, para el segmento empresarial, generan grandes logros en reducción del tiempo de gestión, en el control, el análisis de datos, la generación de reportes y, la toma de decisiones. Si bien, la “Transformación Digital” (tema a ser tratado en un Blog posterior), no se limita a la incorporación de tecnología, éstas herramientas tienen una fuerte presencia en el proceso. Es fundamental entender que, contar con las mismas no son de gran utilidad si no se aprovecha su potencial, por esta razón, es imperioso acompañarlo con la transformación digital y cultural del equipo humano de la Empresa, hacia una nueva forma de trabajar. A continuación definiremos algunas de ellas para conocer más acerca de su utilización y alcance. Así tenemos:

• ROBOTIC PROCESS AUTOMATION – RPA: es la tecnología que permite configurar un software, de forma fácil, haciendo posible que un “robot o bot” emule e integre las acciones de una interacción humana en sistemas digitales para ejecutar un proceso determinado, es decir, un “robot o bot”, que es un programa informático y no una máquina, permite ser configurado para realizar tareas de características repetitivas que, habitualmente son realizadas por humanos, dentro de un Sistema. Para que esto sea factible, los robots o bots (pueden haber varios interactuando a la vez), emplean la misma interfaz de usuario, que utiliza una persona para capturar datos y manipular aplicaciones existentes en la realización de alguna tarea. Estos robots o bots realizan interpretaciones, activan respuestas y se comunican con otros sistemas para operar en una amplia gama de tareas repetitivas. Como ejemplo podemos mencionar la tediosa tarea de conciliar una cuenta bancaria, que insume mucho tiempo de una o varias personas. En este caso, un robot o bot, puede ingresar al Sistema y descargar el Mayor de movimientos de la cuenta bancaria, descargar el extracto bancario de la página web del Banco y, proceder a comparar movimiento por movimiento registrados en ambos reportes, identificando las partidas conciliatorias y, por último, realizar el registro contable de las partidas pendientes de registración. Todo esto, en un tiempo menor y libre de errores, pudiendo incluso realizarlos en horarios no habituales de trabajo, pues los robots o bots nunca duermen. La incorporación de robots o bots en la automatización de procesos, genera el cambio de perfil y/o actividad desarrollada por las personas, dejando de lado las tareas operativas para dedicarse a las tareas de análisis y control.
• BIG DATA: Al gran volumen de datos generados y vinculados con una empresa, cuya complejidad y velocidad de crecimiento, hacen imposible su análisis o procesamiento en tiempo y forma para su aprovechamiento, se lo denomina BIG DATA. La gran cantidad de fuentes generadoras de datos, como las redes sociales, búsquedas de internet, dispositivos conectados, etc., asociadas a las generadas en forma interna, activas en todo momento, hacen que, la cantidad de datos crezcan en forma exponencial, tanto informaciones estructuradas como no estructuradas, lo cual necesariamente implica el crecimiento en las capacidades tecnológicas de procesamiento y almacenamiento. Tener información y no poder sacarle provecho para la toma de decisiones, hacen necesaria la interacción con otras herramientas que permitan el análisis de los volúmenes de datos, identificando patrones de comportamientos en consumos, perfiles de clientes, retornos sobre acciones publicitarias, preferencias de productos, etc.
• MACHINE LEARNING: Machine Learning o Aprendizaje automático se denomina a la capacidad de una máquina o software para aprender, mediante la adaptación de ciertos algoritmos de su programación, que van identificando grandes cantidades de patrones respecto a una gran cantidad de parámetros determinados, modificándose con el constante ingreso de datos. Esto permite que pueda predecir escenarios futuros o tomar decisiones en forma automática, según ciertas condiciones. Forma parte de lo que se identifica como Inteligencia Artificial. Como se puede observar, las herramientas mencionadas RPA, BIG DATA y MACHINE LEARNING, pueden relacionarse entre sí, y funcionar en conjunto, para el manejo y análisis de los datos generados.
• ANALITICS: Comprenden las herramientas de análisis, también conocidas como Inteligencia de Negocios (Business Intelligence). Su función principal es la de transformar los datos en información, de manera que sean entendibles y aplicables a la toma de decisiones. En otros términos es la herramienta que genera los informes y reportes de todos los datos procesados por las herramientas citadas anteriormente. Se conocen diversas opciones, y varias específicas, como Google Analitics o Facebook Analitics, que generan reportes específicos relacionados con sus servicios. Una herramienta de Inteligencia de Negocios, funcionando en una empresa, no solo sirve para tomar los datos generados en la misma, sino también para estirar y utilizar datos o informaciones generadas por otras fuentes, como las mencionadas, de manera de convertirlas en Reportes basados en el cúmulo de informaciones relacionadas con la empresa.

Como conclusión podemos decir que, para toda decisión que se deba tomar en la gestión de una empresa, es fundamental contar con la información necesaria, oportuna y confiable, la cual surge de los datos generados en el día a día. Si el volumen de datos aumenta en tamaño y complejidad, es necesario contar con herramientas que ayuden a la Empresa a procesarlas. La tecnología es fundamental en la gestión empresarial pero, debe estar acorde con los requerimientos actuales y con la proyección futura. Si la herramienta en uso se vuelve o volverá insuficiente con el crecimiento de las operaciones, es momento del cambio o incorporación de nuevas herramientas. No olvidemos que, la inversión debe estar en relación con su retorno, por eso es fundamental la planificación previa para definir que es lo que realmente se necesita.

Sr. Emprendedor / Sr. Empresario, espero que el material haya sido de su interés y, principalmente, que sea de utilidad para el análisis de un nuevo Proyecto o la Planificación de su negocio.

Si tiene alguna duda, precisa ayuda o, quiere expresar su opinión, por favor, deje su comentario o, si lo prefiere, contácteme, con gusto lo atenderé.

Muchas Gracias y, hasta la próxima…