COVID-19: Continuidad de negocio – Parte 2

Análisis interno tendiente a determinar escenarios futuros probables

Titular esta serie de Blogs como “Continuidad de Negocio”, puede generar ciertas dudas pues, por lo general, un Plan de Continuidad de Negocio se establece para enfrentar situaciones que, por su magnitud o efecto, puedan poner en riesgo la operación de una empresa, como un ataque intrusivo a los sistemas informáticos, un incendio, catástrofes naturales, etc.

Si bien, contar con un Plan de este tipo es de suma importancia, muy pocas empresas cuentan con ello y, sin lugar a dudas, ningún Plan contemplaba el efecto que podría generar una pandemia, como la del COVID-19. Por lo tanto, ahora que conocemos los efectos y sus consecuencias inmediatas, nos encontramos con la necesidad de generar un Plan que nos permita tomar decisiones, establecer prioridades, definir acciones a realizar, para tentar la continuidad de nuestra empresa, previendo la extensión de las consecuencias inmediatas y la forma de encarar las de corto y mediano plazo.

En el Blog anterior habíamos establecido lo importante de poder saber cómo se encuentra nuestra empresa en la actualidad.

Definimos que, para iniciar el análisis, debíamos saber cuales fueron los efectos sobre los factores externos relacionados con nuestra empresa, tratando de responder algunas preguntas como:

• conocemos y tenemos identificados y categorizados a nuestros clientes, proveedores?
• cual fue el efecto inmediato y futuro de la pandemia sobre ellos?
• cual es la prioridad que dan nuestros clientes, a los productos y/o servicios de nuestra empresa?
• nuestros proveedores, podrán seguir proveyéndonos?
• contamos con otro/s producto/s y/o servicio/s que podamos potenciar ante la caída de nuestro/s producto/s y/o servicio/s principal/es?

Para avanzar con el análisis, será necesario estimar los impactos y opciones para hacer frente a los cambios generados. Ante la incertidumbre, siempre es conveniente considerar varios Escenarios Futuros, de esta forma, se podrán definir acciones para cada caso.

Habiendo analizado el entorno y los efectos externos, es el momento de mirar para dentro de nuestra empresa y evaluar, en forma objetiva, el impacto sobre el negocio. Que debemos considerar para el análisis:

Ventas

• Nivel de ventas en los meses anteriores a la cuarentena
• Nivel de ventas durante la cuarentena
• Nivel de ventas estimadas para los meses posteriores a la cuarentena

Cuentas / cuotas a cobrar

• Nivel de cobranzas en los meses anteriores a la cuarentena
• Nivel de cobranzas durante la cuarentena
• Nivel de cobranzas en los meses posteriores a la cuarentena

Fondos disponibles (Caja y Bancos)

• Fondos disponibles al inicio de la cuarentena. Si no se generaron ingresos o disminuyeron considerablemente, durante el período, cuanto tiempo más se dispondrían de recursos para garantizar la continuidad del negocio?
• En relación con las estimaciones de cobranzas en los meses posteriores a la cuarentena, alcanzarán los recursos para garantizar la continuidad del negocio en los meses siguientes?

Cuentas, préstamos e impuestos a pagar

• En el tiempo que queda de cuarentena y, posterior a la misma, cuales son los vencimientos a pagar?
• Hasta cuando podré seguir haciendo frente a los vencimientos?

Stock

• Nivel de stock. Para empresas comerciales, principalmente, es importante conocer la situación del stock antes y durante de la cuarentena, para estimar la situación para los meses posteriores. Según el tipo de empresa, pueden darse diferentes casos:
  • con stock normal disponible, sin dificultades de reposición
  • con stock normal disponible, con dificultades para volver a reponer
  • sin stock, sin dificultades de reposición
  • sin stock, con dificultades de reposición
  • con sobre stock, sin dificultades para su comercialización
  • con sobre stock, con dificultades para su comercialización

Proveedores

• Los Proveedores, continúan y continuarán con la provisión de bienes y servicios durante la cuarentena?
• En el caso que los Proveedores no puedan garantizar la provisión de bienes y servicios, que opciones presenta el mercado para sustituirlos en forma inmediata?
• Que retrasos se están teniendo durante la cuarentena y, cuales podrían extenderse posterior a la misma, en lo que refiere a búsqueda, adquisición y recepción de bienes y servicios, que dependen de terceros?

Recursos Humanos

• La cantidad de empleados, que forman la estructura organizativa, estaba acorde con los requerimientos antes de la cuarentena?
• Que porcentaje de la estructura, sigue operando durante la cuarentena?
• Cuál sería la estructura requerida, posterior a la cuarentena?
• Si la cuarentena se prolongara, cuánto tiempo más se podrá mantener la estructura actual?
• Cuales y que cambios serán necesarios para cumplir con los requerimientos sanitarios, para el retorno de las actividades, posterior a la cuarentena?

Ventas y atención al cliente

• Que retrasos se están teniendo durante la cuarentena y, cuales podrían extenderse posterior a la misma, en lo que refiere a la gestión de preventa, venta y provisión, que dependen de terceros?
• Durante la cuarentena, fueron o son efectivas las modalidades habilitadas para el contacto con los clientes y potenciales clientes?
• Que tan adaptada esta la estructura organizativa y tecnológica para hacer frente a las modalidades habilitadas?
• Deberán continuar las modalidades habilitadas, posterior a la cuarentena?
• Cambiarán los hábitos de interacción de los clientes con la empresa, al comprar, comunicarse, pagar, etc.?

Estructura física y tecnológica

• Anterior a la cuarentena, la estructura edilicia estaba acorde con los requerimientos?
• Considerando las medidas de higiene y distanciamiento, a ser exigidas por los Ministerios de Salud y del Trabajo, la estructura edilicia actual, podrá reestructurarse para cumplirlas?
• En lo que se refiere a tecnología, la empresa se encuentra en condiciones de hacer eficiente la operación, en el nuevo contexto?
• Se ha analizado o previsto la incorporación de digitalización y automatización de procesos?

A partir de las respuestas que obtengamos de la evaluación interna, sumadas a las del contexto externo, estamos en condiciones de generar un Diagnóstico que permita definir los Escenarios probables. Es indudable que, la cantidad de escenarios puede ser importante porque, cada combinación de factores puede llevar a un escenario diferente. En mi opinión, deberíamos escoger los 3 escenarios que, entendamos, serían los más probables y, llevarlos a números, de manera de poder evaluar la situación actual y futura, para los diferentes escenarios previstos.

Como llevar los diferentes escenarios a números y generar las Proyecciones para cada caso, será el tema del próximo Blog.

Recuerde que Ud., Empresario, Emprendedor o Directivo, es el que mejor conoce su Empresa y su potencial y, por lo tanto, no hay nadie más calificado que Ud., para liderarla. Si necesita ayuda, puede realizar un comentario y/o contactarme, será un gusto poder colaborar.