COVID-19: Continuidad de negocio – Parte 3 (Final)

PROYECCIONES

En esta última parte de la serie de Blogs denominados COVID-19: Continuidad de negocio, habiendo definido los escenarios posibles en el Diagnóstico realizado, surgidos del análisis de, los efectos de la Pandemia sobre los factores externos relacionados con la actividad (Parte 1) y, el impacto interno sobre las operaciones de la Empresa (Parte 2), nos encontramos en el momento de llevarlo a números, de manera de poder evaluar la situación actual y realizar las Proyecciones, para los diferentes escenarios previstos.

La situación generada por la Pandemia, no pudo ser prevista por ningún Flujo o Presupuesto Proyectado para el año, pues las condiciones variaron, en forma extraordinaria por la cuarentena y, sin dudas, el efecto tendrá un fuerte impacto, por lo menos, para lo que resta del 2020 y, así como van las cosas, con extensión a gran parte del 2021.

Como punto de partida, si se contara con un Presupuesto y/o Flujo Proyectado, preparados para el ejercicio actual en condiciones normales, podría ser de utilidad para arrancar, e ir incorporando las diferentes variables correspondientes a los diferentes escenarios previstos en el Diagnóstico realizado. De no contar con lo mencionado, lo más conveniente sería trabajar en la formulación de las Proyecciones para el escenario que, según el Diagnóstico, ha sido definido como el “más probable” y, una vez concluido, realizar las adecuaciones de las diferentes variables establecidas para obtener las Proyecciones para los otros escenarios.

A continuación, se exponen las principales variables y consideraciones que deberían surgir del Diagnóstico y que deberían estar reflejadas en el Flujo Proyectado.

Para un mejor entendimiento, volveré a estructurarlo conforme con los Grupos o Rubros utilizados a los efectos del Diagnóstico.

Ventas

El nivel de ventas / contratación de servicios, es el indicador principal de continuidad de negocio. Si la empresa, aunque se viera afectada por el período de cuarentena, pudiera llegar a la conclusión que, lo que comercializa, seguirá siendo, en un nivel considerable, adquirido o contratado por el mercado, entonces, el análisis realizado podría haber arrojado que, si la empresa mantiene las condiciones para proveerlos, no debería verse afectada su continuidad.

Si del análisis surgiera que, en forma paulatina, el mercado seguirá o volverá a consumir los productos o servicios ofrecidos pero, las condiciones normales para proveerlos, por los efectos de la cuarentena, no podrán ser garantizadas, surgirían 2 hipótesis, tener la capacidad de realizar los ajustes necesarios para mantener las condiciones mínimas de provisión o, en su defecto, la más grave, no poder lograr ni siquiera eso.

Es muy probable que, el período posterior a la cuarentena, se constituya en un período de readecuación del valor de los bienes y servicios, en el mayor de los casos, debiendo bajar los precios, para adaptarlos a la nueva realidad marcada por el cambio en las prioridades y, la eventual disminución de ingresos de los potenciales consumidores.

Cuentas / cuotas a cobrar

Tomando como parámetro el nivel de cobranzas mensuales (contado y crédito) previos a la cuarentena, se podrá evaluar el comportamiento dentro de este período. Complementándolo con el análisis del segmento y situación de los clientes, se podrá tener el panorama para prever los escenarios futuros posibles.

Si las cobranzas tuvieron una disminución razonable durante la cuarentena pero, se estima que la misma irá repuntando una vez finalizada o con la disminución de las restricciones, no habría acciones importantes que realizar.

Si el análisis arroja que las cobranzas pudieran tener una disminución considerable en los próximos meses, será necesario, además de intensificar las gestiones de cobranzas, definir acciones puntuales e integrales, ante la imposibilidad de los clientes, de pagar el total de cada cuota, como:

• traslado de cuotas de 3 a más meses, al final del período de financiación;
• disminución o eliminación de intereses y otros cargos por mora;
• restructuración de deudas a mayores plazos y con disminución de los importes de las cuotas, a niveles que estén dentro de la capacidad de pago de los clientes;
• establecer beneficios adicionales para los clientes que estén al día o paguen al contado.

Fondos disponibles (Caja y Bancos)

Sin dudas, este es uno de los puntos de análisis principales, porque todos los efectos o variaciones de las condiciones analizadas, influyen directamente y dependen de la cobertura de los requerimientos de fondos para la continuidad del negocio.

Cada escenario futuro que pueda preverse será posible, si se pudiera dar cobertura a los requerimientos de fondos.

Si se estimara que, lo atípico se restringiría solo al período de cuarentena, será necesario evaluar la situación financiera actual, determinando las condiciones o requerimientos, para dar cobertura a dicho período. Entre las opciones que podrían considerarse estarían:

• utilizar las líneas de crédito bancarias disponibles;
• refinanciación de créditos para disminuir los importes a pagar en los meses siguientes. Podría incluir el diferimiento de cuotas para evitar pagarlas en los próximos meses.

Si del análisis surgiera que, las condiciones normales podrían recuperarse algunos pocos meses posteriores a la finalización de la cuarentena, lo cual implicaría, volver a contar con el flujo normal restablecido, sería oportuno considerar además:

• nuevas condiciones de préstamos establecidas por el Gobierno y las instituciones bancarias, para hacer frente al período de cuarentena. Evaluarlas, estimar los requerimientos y el plazo de repago;
• nuevas disposiciones para el pago de tributos establecidas por el Gobierno para aplacar los efectos del período de cuarentena;
• Distribución de utilidades. No proceder a la distribución de utilidades del ejercicio 2019, o, en su defecto, reducir el porcentaje a distribuir o, postergar el pago de los dividendos. Es probable que esto también haya que considerar en relación con las utilidades, si las hubiera, del ejercicio 2020;
• renegociación con proveedores en lo que respecta a precios, forma de pago, plazos, etc..

Si el análisis arrojara un escenario desfavorable, además de los mencionados, será necesario adaptar las estructuras organizativas y operativas, a la nueva realidad del negocio.

Cuentas, préstamos e impuestos a pagar

Si bien esto tiene mucho que ver con el rubro anterior, existen compromisos preexistentes que deben ser cumplidos o, por lo menos, considerados dentro del análisis.

Evidentemente esto varía conforme con el escenario analizado.

Si las condiciones de normalidad se restablecerán luego de unos meses, posterior a la cuarentena, solamente será conveniente evaluar, si se podrá hacer frente a los compromisos en los vencimientos establecidos o, si requerirá renegociaciones o acuerdos que permitieran postergarlos.

Si el período del efecto de la cuarentena se prolongase más allá de las posibilidades de dar cobertura a los compromisos asumidos, será necesario encarar renegociaciones acordes con las nuevas posibilidades de pago, según el Flujo de Fondos reestructurado y proyectado.

Stock

Para las empresas comerciales, el stock, sin lugar a dudas, es un elemento crucial dentro de cualquier análisis.

Las circunstancias que rodean a la administración del stock, pueden hacer modificar escenarios previstos. Por ejemplo, si la empresa, en base con las proyecciones de ventas realizadas para el arranque del ejercicio, hubiera realizado una reposición importante, de manera de asegurar la provisión, el cambio radical en las condiciones de comercialización generados por la pandemia, podrían haber dejado a la empresa con gran cantidad de recursos inmovilizados, en un momento en el cual se necesita contar con recursos disponibles (efectivo).

Otra situación podría ser a la inversa, la demanda de los productos de la empresa, no se vio afectada por la pandemia pero, la reposición de los mismos, por parte de los proveedores sí, lo cual presenta la situación de, tener una demanda intacta pero, sin productos para cubrirla.

También podría darse el caso de, contar con un stock promedio para condiciones normales pero, con una importante demanda disminuida. En este caso, la demanda podría verse disminuida solo durante la cuarentena, con lo cual, los niveles volverían paulatinamente a la normalidad. Si las expectativas fueran la disminución considerable durante la cuarentena y un repunte a largo plazo de la demanda, deberían buscarse alternativas para desprenderse del stock disponible en el menor tiempo posible.

Proveedores

Cuando la venta de los productos y/o servicios de una empresa, dependen de uno o pocos proveedores, la incidencia que tendrá la situación de los mismos, es muy elevada. Si no fueron afectados, entonces, podrán seguir proveyendo, en cambio, si los mismos tuvieron importantes inconvenientes no pudiendo garantizar la provisión normal, la operación de la empresa podría verse gravemente afectada. Lograr una renegociación de las cuentas con el/los Proveedores afectados, se tornará muy difícil. Conseguir proveedores sustitutos en momentos de crisis, podría volverse muy complejo y, las condiciones de negociación, generalmente, no serán las mejores.

Si la empresa posee múltiples proveedores, probablemente algunos tendrán dificultades pero, las posibilidades que, la provisión no se corte, aumentan en forma considerable.

Una de las acciones que debería ser incluida, dentro de cualquier escenario, sería analizar y encarar renegociaciones, con los diferentes proveedores, en lo concerniente a precios, plazos, descuentos, etc.. Si el escenario arrojara que, la empresa deberá disminuir los precios de venta de sus productos y/o servicios, la renegociación debe ser prioridad, como también, buscar alternativas en el mercado.

Recursos Humanos

La cuarentena generó cambios importantes en la forma de trabajar, incorporando la atención / venta en línea y el trabajo remoto, como principales modalidades.

Es fundamental considerar si estas modalidades deberán y/o son convenientes mantenerlas y/o potenciarlas. Si del análisis surgiera que si, será necesario incorporarlos en forma definitiva y, por lo tanto, evaluar la preparación del plantel actual de empleados, para encararlos.

Considerando los diferentes escenarios que pudieran surgir del análisis, para el/los que sean identificados como desfavorables (disminución importante del nivel de ventas y cobranzas sin posibilidades de recupero a mediano plazo), es muy probable que sea necesario readaptar la estructura a los requerimientos para las nuevas condiciones.

En este sentido, el Diagnóstico puede arrojar que, debe intensificarse una acción en detrimento de otra, como por ejemplo, si en los próximos meses se vislumbran muchos inconvenientes para realizar nuevas ventas, será necesario aumentar los recursos en la gestión de cobranza de las cuotas, disminuyendo la gestión de ventas.

La estructura organizativa, la cual se basa en los recursos humanos, puede requerir modificaciones importantes en los perfiles de varios cargos, así como en el número de personas para desempeñar tareas similares, por lo tanto, sera fundamental definir que cambios deberán realizarse a la estructura.

Ventas y atención al cliente

Es muy probable que la forma habitual en la cual los potenciales clientes deciden la adquisición o contratación de los servicios, permanezca. No obstante, lo que si podría requerir adaptaciones o habilitación de nuevas modalidades, sería la fase previa a la adquisición / contratación. Esto estaría definido principalmente por la modificación o incorporación de nuevos hábitos, del lado de los potenciales clientes. Si del análisis surgiera que el uso de canales digitales ha crecido y a sido incorporado por las personas, será oportuno ir incorporando estas opciones.

Lo mencionado, también se aplica para la Atención al Cliente, requiriendo, por lo tanto, analizar si la empresa está actualmente en condiciones de dar soporte a los nuevos canales. De no ser así, deberá encararse la adaptación necesaria.

Cada escenario previsto, tanto los favorables como los desfavorables, influirán directamente en la forma en la cual deberán ser gestionadas las ventas y la atención al cliente. Esto implicará la continuidad o modificación de las formas y condiciones en las cuales se realizaban las gestiones mencionadas, pudiendo ser necesario revisar los Planes de Ventas y la interacción con los potenciales clientes, de manera de lograr que el efecto, posterior a la cuarentena, sea el menor posible.

Estructura física y tecnológica

La estructura edilicia de la Empresa, así como de las Sucursales (si las hubiere), sin dudas, fueron previstas y proyectadas para dar soporte a la operación, con especial énfasis, en la interacción con los clientes y potenciales clientes. Así, de contar con Sucursales, las mismas fueron habilitadas en zonas en las cuales se potenciarían la captación de clientes.

Ante la imposibilidad de movilización, las personas, fueron descubriendo o incrementado el uso de canales digitales para averiguar sobre bienes y servicios de su interés y, para contactar con las empresas que los proveen.

Si bien se mencionó en el rubro “Ventas y atención al cliente” que, en la mayoría de las empresas, pudiera no tener una influencia importante en el corto tiempo, este cambio de hábitos, requerirá un seguimiento permanente de la evolución que van teniendo los canales, pudiendo repercutir en el futuro, en la adaptación de los requerimientos de estructura edilicia. Un aumento del uso de los nuevos canales, haría necesario considerar la permanencia, traslado o disminución de la/s Estructura/s edilicia/s habilitada/s.

En lo que se refiere a tecnología, migrar o potenciar la interacción a través de canales digitales, exige prever las condiciones necesarias que aseguren el correcto funcionamiento de los canales mencionados como ser, conexiones apropiadas en velocidad y ancho de banda de internet (en algunos casos incluso redundantes), procesamiento y almacenamiento que puedan ser escalados (crecer conforme con la necesidad), múltiples medios de pagos electrónicos, ciberseguridad reforzada ante el requerimiento de múltiples accesos externos, etc. Por supuesto, el nivel de los requerimientos mencionados, deberá estar en línea con el nivel de conexiones y transacciones proyectadas a través de los canales digitales.

RESUMEN

Realizando un resumen, el primer paso, será lograr una Visión General (efectos sobre los factores externos) de la situación actual y futura, a corto y mediano plazo, identificando los segmentos que componen la cartera de clientes, intentando predecir cuáles serían las posiciones que pudieran asumir cada segmento, respecto de la relación comercial que mantiene con la empresa.

Posteriormente, tomando como base la Visión General, realizar un Diagnóstico que permita identificar los diferentes escenarios posibles, teniendo en consideración los efectos que pudieran generarse en los componentes (factores internos) que hacen a la gestión de la empresa.

Una vez identificados los diferentes escenarios posibles, será fundamental, para cada caso, evaluar las condiciones previas a la cuarentena, el período de cuarentena y, los meses posteriores a la misma, con las alternativas y acciones que serán requeridas para hacer frente a cada uno de los escenarios problables. Todo esto, reflejados en números a través de la confección de Flujos Proyectados, por lo menos, para lo que resta del 2020 y todo el 2021.

Si bien, en nuestro país y, en los demás países de Sudamérica, pudieran ir relajándose las restricciones, permitiendo la vuelta paulatina a la normalidad de las actividades, tomando como parámetro la vuelta a rígidas restricciones en países europeos, luego de una apertura casi total, es sumamente prudente considerar, dentro del Diagnóstico, un escenario que incluya la vuelta a una casi nula actividad, de manera de prever y tomar los recaudos convenientes para enfrentarlo, estableciendo decisiones y acciones a encarar, que deberán quedar plasmadas en las Proyecciones.

Por último, encarar esto con la mayor celeridad, sería lo más adecuado.

Recuerde que Ud., Empresario, Emprendedor o Director / Gerente, es el que mejor conoce su Empresa y su potencial y, por lo tanto, no hay nadie más calificado que Ud., para liderarla. Si necesita ayuda, puede realizar un comentario y/o contactarme, será un gusto poder colaborar.